在求職搵工的過程中，你有時候要用電郵發送中文履歷表，多加一封中文電郵求職信 (Cover letter)，會令你一開始在芸芸應徵者中被留意到，如果你的求職信寫得精簡而豐富，那就更易突圍而出。這篇文章介紹求職信的意義、電郵格式與範例，以及撰寫貼士。你有時會寄出履歷表，但卻未必會寫中文電郵求職信，尤其是當僱主並沒有明言要有求職信。那麼，求職信的意義在哪裡？還有必要寫求職信嗎？
17/04/2022 |
中文電郵求職信 的意義
有人說，求職信就像履歷表的「開場白」 一樣，意即你在別人檢閱履歷表前，先和對方打聲招呼，這是禮貌的表現，而且可能會為你增加一點印象分。此外，你要把握這個機會，在求職信中 highlight 自己的過往成就，並顯示出你對應徵公司和職位有所認識，令對方睇到你有做過功課，你可以為對方帶來甚麼貢獻，以及再 highlight 附件履歷表上的重要資料。如果你是 HR，收到這樣一封內容精簡而豐富的求職信，相信也會有興趣打開履歷表看看。
電郵求職信的格式與範例
電郵求職信與傳統的紙本求職信的結構大致相同，但也有一定的「訣竅」，以下是一般的電郵格式：
- 電郵標題：要包括你的來信目的 (申請職位)、所應徵的職位及對方的 Reference number。Reference number 指對方的職缺廣告中出現的參考號碼，你若加上了這個號碼，就方便對方快速知道信件的主旨。
- 收信人稱謂：如果知道對方姓氏，可以寫「王主任」、「陳經理」；若不知道則可以寫「招聘經理」。
- 開首：清楚寫明你要應徵的職位、在哪裡看到職缺廣告。
- 描述你的過往成就：展示自己的專長、技能，重點描述一兩項個人特質，及你曾成功的例子，最好要量化你的成就。
- 說明你適合此空缺的原因/你可以帶來的貢獻：繼續重點說明你的其中一項特質與職缺要求相符，並加上生動的事例，展現你適合這個職缺。
- 結束語：可以加上你的聯絡資料 (電話號碼)，並加上一些祝福語，例如「順頌商祺」或「敬請台安」等。
- 簽名：你可以使用電子簽名，也可以只寫上你的全名。
- 附件：說明你附上的履歷表及其他有用資料。
以下是中文電郵求職信範例：
[電郵標題 – 申請營業主任一職 (Ref:1234567)]致招聘經理：
我從 X月 X 日的 XX 日報上得悉貴公司有意聘請營業主任，我深感興趣，故來函申請。 我現受聘於 Paird 集團，擔任營業員，專責聯絡客戶，協助策劃及執行公司自家品牌的商品宣傳。我的工作表現受到上司讚賞，其中本年初由我負責推廣的納米清潔用品，在過去半年內銷售額上升了10%。我於 2015 年完成香港大學專業進修學院的市場推廣文憑課程，並於 2017 年完成高級文憑。
我對這個職務感興趣的原因是我欣賞貴公司在競爭激烈的市場中，銳意改革創新，例如能夠將網上商店和實體店的業務無縫整合，而且有出色的業績。我知道貴公司一向十分尊重員工的意見，並能夠為我這種積極主動的人提供許多機會。我具備良好的組織能力和市場分析力，我很期待能夠在挑戰性的新環境裡應用這些技能。
隨函附上個人履歷，以供參考。如有任何問題，請隨時賜電 98765432。如蒙約見，不勝感荷。
敬請 台安
申請人 陳大文謹啟
2022 年 X 月 X日
附件： – 履歷表
撰寫電郵求職信的貼士
要寫出一封得體的電郵求職信，還有以下的貼士：
要短時間內寄出電郵求職信：在你看到招聘廣告後，通常最好在 3 天內行動，寄出你的求職信及履歷表。
- 電郵地址要正經：切忌使用令人感覺兒戲的電郵地址，例如 fatboy@xxx.com、lazypig@xxx.com、beautyqueen@xxx.com。登記電郵地址是免費的，你可以登記一個乾淨、正經的電郵 (最好是你的名字) 來應徵工作。
- 不要重覆履歷表的資料：履歷表應以附件形式寄出，所以在求職信中不要重覆相同的資料，而是要突出你的過往成就及例證。
- 要客製化不同的電郵內容：切勿將一模一樣的求職信內容，寄給不同的公司，申請不同的職位。你要因應職缺要求，客製化你的內容。還有千萬不要弄錯收信人的名字及電郵！
- 附件檔案的名稱要用英文而非中文，由於裝置和設定不同，別人收到後可能會變成亂碼；另外檔案格式要用 PDF，不要用 doc/docx，因為在高度競爭的商業環境下，可能會有人用「追踪修訂」的方法，看到你同一封信寄過給甚麼公司。
- 寄出郵件後要跟進：你可以在寄出郵件後一週，或收件截止日後一週，主動與負責人員聯繫，跟進招聘情況，有助給對方留下印象。
求職信就像一張面試入場券，如果你的內容簡潔吸引，表現合乎商業禮儀，令人印象深刻，那獲得面試的機會定會大大提高。
